Zmieniasz lokalizację firmy? Konieczna jest zmiana biura na większe i wygodniejsze dla Ciebie i Twojego zespołu? Trzeba przeprowadzić meble, komputery, dokumenty oraz sprzęt biurowy.
Przeprowadzka biura czy siedziby firmy tego typu może się kojarzyć z czymś niezwykle trudnym organizacyjnie, bo przecież rzeczy jest naprawdę sporo, a do tego firma nie może przestać zarabiać pieniądze. Podpowiemy, co zrobić, żeby przeprowadzka biura była o niebo łatwiejsza.
Jak się pewnie domyślacie, im większe jest biuro, tym bardziej wymagająca przeprowadzka firmy. Na wyposażenie jednoosobowego stanowiska pracy składają się zwykle meble oraz sprzęt typu:
- biurko,
- szafka,
- fotel biurowy,
- komputer,
- drukarka,
- dodatkowe wyposażenie.
Część mniejszych rzeczy, takich jak: komputer, dokumentację czy dekoracje możesz przewieźć samodzielnie lub poprosić o to swojego pracownika, ale przeprowadzka mebli nie jest już tak bezproblemowa. Nie chcemy często nawet myśleć o rozkręcaniu mebli, a dla firmy czas poświęcony na przeprowadzkę to przecież czysty pieniądz.
Plan na przprowadzkę biura
Przede wszystkim zacznij od właściwego planu przeprowadzki biura, w tym zaplanuj transport mebli. Proponujemy Ci wykonać spis wszystkich posiadanych w lokalu rzeczy. Warto te rzeczy policzyć oraz oszacować ich orientacyjną wagę, a także wartość.
Dobrze jest też ustalić sobie przybliżony lub ostateczny termin przeprowadzki biura – jeśli jest taka możliwość, wybierz weekend, kiedy firma nie pracuje, a tym samym nie traci ciągłości pracy, co skutkuje niedogodnościami związanymi ze zmianą siedziby.
Jeśli zatrudniasz w swojej firmie pracowników, warto poinformować ich z uprzedzeniem o terminie przeprowadzki (niby oczywiste, a czasami zapiminamy :)), aby zabezpieczyli swoje prywatne rzeczy znajdujące się w biurze.
Przeprowadzka siedzimy, to również zmiana miejsca pracy dla ludzi z twojego zespołu, dlatego zawiadom ich o tym dużo wcześniej, będą wtedy mogli przygotować się do tej zmiany. Taka przeprowadzka biura wiąże się często z koniecznością zmiany organizacji dojazdów do pracy pracowników oraz ich grafików, pozwól się im do tego dostosować. Jeżeli nie czujesz się na siłach zrobić to samodzielnie, dowiedz się, dlaczego skorzystać z firmy przeprowadzkowej?
Przeprowadzka firmy – jak to ogarnąć bez bólu głowy
Przeprowadzka biura to nie bułka z masłem. Czy to zmiana ulicy, czy wyjazd do innego miasta, bez dobrego planu łatwo o chaos. Ale spokojnie – z odrobiną organizacji i kilkoma sprytnymi trikami można to zrobić tak, żeby firma działała dalej bez większych przestojów. Oto kilka podpowiedzi, jak przeprowadzić firmę bez zbędnego stresu.
Wybierz dobry moment na przeprowadzkę
Najlepiej zaplanować przeprowadzkę tak, żeby nie kolidowała z gorącym okresem w firmie. Koniec roku, sezon sprzedażowy czy zamknięcie kwartału to kiepski czas na takie akcje. Weekend albo godziny po pracy mogą być strzałem w dziesiątkę – mniej zamieszania, mniej nerwów. Pamiętaj, żeby z wyprzedzeniem uprzedzić ekipę i klientów, żeby nikt nie był zaskoczony.
Wciągnij zespół Twojej firmy w przygotowania
Nie rób wszystkiego sam – zaangażuj swoich ludzi! Stwórz mały zespół, który ogarnie pakowanie, sprawdzanie sprzętu czy dogadanie się z firmą przeprowadzkową. Rozdziel zadania, żeby każdy wiedział, co ma robić. Możesz nawet zrobić krótkie spotkanie, gdzie pokażesz, jak bezpiecznie spakować komputery czy drukarki. Ludzie poczują się potrzebni, a Ty będziesz miał mniej na głowie.
Zaufaj profesjonalistom od przeprowadzek
Dobra firma przeprowadzkowa to połowa sukcesu. Szukaj takich, co mają doświadczenie z biurami (MK Przeprowadzki ma) i nie boją się dużych sprzętó (one są najtrudniejsze do transportu!).
Sprawdź, czy mają ubezpieczenie na wypadek, gdyby coś się stłukło, zniszczyło (profesjonalne OC) . Przed usługą dogadaj wszystko – ile ludzi będzie, jak długo to potrwa, czy rozkręcą i skręcą meble. Ekipa typu MK Przeprowadzki zna się na rzeczy i może Ci sporo ułatwić.
Ogarnij zmianę adresu i koniecznie daj znać wszystkim
Po przeprowadzce nie zapomnij zaktualizować adresu firmy. Strona internetowa, Google Maps, social media, rejestry typu KRS czy CEIDG – wszystko musi być na tip-top. Daj znać klientom, dostawcom i partnerom, że jesteś pod nowym adresem. Krótki mail albo post w mediach społecznościowych załatwi sprawę i pokaże, że masz wszystko pod kontrolą.
Zrób z nowego biura coś „extra”, nadaj mu nowy klimat
Przeprowadzka to idealny moment, żeby odświeżyć biuro i zrobić je bardziej funkcjonalnym. Zanim zaczniesz rozpakowywać kartony, pomyśl, jak rozstawić biurka, żeby wszystkim pracowało się lepiej. Może warto zrobić kącik do burzy mózgów albo cichą strefę do skupienia? Ergonomiczne krzesła czy regulowane biurka też mogą zrobić różnicę. Jeśli masz budżet, zatrudnij kogoś, kto się zna na aranżacji biur – to inwestycja, która się opłaci.
Mogłeś o tym nie pomyśleć – zadbaj o sprzęt i technologię!
W dzisiejszych czasach bez tak zwanego sprawnego IT (a z regiuły posiadasz komputery, sieć, urządzenia dostępowe , że w smartfonach nie wspominamy) w zasdzie ani rusz. Przed przeprowadzką zrób kopię zapasową wszystkich danych (tw. backup – jak nie jesteś pewny omów to z kimś kto zna się na IT) – lepiej dmuchać na zimne. Dogadaj się z dostawcą Internetu, żeby sieć działała od razu w nowym miejscu (aby uniknać kosztownych przerw). Jeśli masz serwery albo bardziej skomplikowany sprzęt, poproś o pomoc fachowców, którzy ogarną demontaż i ponowne podłączenie. Po wszystkim sprawdź, czy wszystko działa – od Wi-Fi po programy, których używasz na co dzień. To uchroni Cię przed niespodziankami.
Przeprowadzka firmy to trochę jak żonglowanie – wymaga skupienia, ale da się to zrobić. Z dobrym planem i sprawdzoną ekipą szybko wrócisz do normalnego rytmu, a nowe biuro może być nawet lepsze niż stare!
A co zrobić z dużą ilością niepotrzebnych dokumentów?
Czasami pojawiaję się pytania związane z tym, co zrobić z dużą ilością starych papierów, dokumentów i makulatury. Wyrzucanie na smietnik niekoniecznie jest dobrym pomysłem, a czasem wręcz całkowicie nie wchodzi w grę. Wówczas można rozważyć skorzystsanie z profesjonalnej firmy, która zajmuje się bezpiecznym niszczeniem dokumentów – zobacz jak u znanej firmy wygląda niszczenie dokumentów w Gdańsku / Trójmieście.
